核心概念速覽

在開始使用 kikuflow 之前，先了解這四個核心概念，能幫你少走很多彎路。

四個核心概念

1. 工作流程（Workflow）

「流程」是一個模板，定義了一件事情的處理步驟。例如「請購審核流程」規定了：

1. 員工填寫請購單
2. 直屬主管審核
3. 財務確認金額
4. 結束

流程本身不會「執行」，只有當有人提交申請時，才會產生一個「流程實例」。

重要：流程一旦發布就不能修改（為了保護正在進行中的申請），若需要調整需要發布新版本。

2. 流程實例（Instance）

每一次「提交申請」就是一個流程實例，它是流程模板的一次執行。同一個流程可以同時有多個進行中的實例（例如：張三的請購、李四的請購各是一個獨立的實例）。

3. 群組（Group）

群組是任務指派的基本單位。在流程中，任務可以指派給某個群組，群組內任何一位成員都可以處理這個任務。

例如：「財務審核」這個節點指派給「財務組」群組，財務組裡的任何人處理後，流程就繼續往下走。

4. 部門（Department）

部門代表組織的層級結構（組織圖），記錄的是「誰是誰的主管」的上下級關係。

當流程中有「主管層級審核」這種節點（例如：金額超過 10 萬需要更高層主管審核），就需要依賴部門結構來判斷誰是對應的主管。

群組 vs 部門

這是最容易搞混的兩個概念，完整說明請看 📌 部門與群組的差異。

簡單記法：

• 群組 = 「這件事誰都能做」的任務池
• 部門 = 「這件事要找誰的主管」的組織圖

範例流程：請購審核

以下是一個帶有分支的請購審核流程，說明各節點的指派方式：

【 開始 】
 │
 ▼
① 【 填寫請購單 】
   指派對象：發起人（任何員工自行提交）
 │
 ▼
② 【 直屬主管審核 】
   指派方式：主管（系統自動交給上個節點處理人的主管）
   ├─ [退件] ──→ 流程終止，退回申請人
   └─ [核准] ──→ 繼續
                  │
                  ▼
              ③ 【 財務確認金額 】
                 指派方式：群組；
                 指派對象：財務組（群組中的成員皆可處理）
                 ├─ 金額 ≤ 5 萬 ──→ ⑤ 完成
                 └─ 金額 > 5 萬 ──→ 繼續
                                      │
                                      ▼
                                  ④ 【 副總審核 】
                                     指派方式：群組；
                                     指派對象：高層主管群組
                                      │
                                      ▼
                                  ⑤ 【 完成 】

各節點使用的核心概念：

節點	指派方式	指派對象
① 填寫請購單	—	發起人本人
② 直屬主管審核	主管	上個節點處理人的主管
③ 財務確認金額	群組	財務組
④ 副總審核	群組	高層主管群組

下一步：依你的角色開始 →