「新人報到不再漏東西」Onboarding 流程

情境說明

新人報到第一天，HR 要安排座位、IT 要開帳號、主管要完成交接說明。這些事情每次都靠記憶或紙本清單，常常漏掉，等新人發現時已經過了好幾天。

這個流程讓每個部門都知道輪到自己做什麼，完成後才進入下一步，確保流程不斷鏈。

流程設計

HR 提交新人報到申請
（填寫：新人姓名、到職日期、職位、所屬部門）
      ↓
IT 組：開通帳號與設備
（確認：Email 帳號、電腦設備、系統權限清單）
      ↓
行政組：座位與門禁
（確認：座位號碼、門禁卡發放）
      ↓
直屬主管：完成職位說明與交接
（確認：已說明工作職責、已介紹團隊成員）
      ↓
HR：確認報到完成
（可備註：新人狀況說明）
      ↓
完成（自動通知 HR 和新人的主管）

對 SuperAdmin Agent 說這些

「建立一個新人 Onboarding 流程，由 HR 提交。

填寫欄位：新人全名、到職日期、職位名稱、所屬部門（選單：業務部/財務部/IT部/行政部）。

流程步驟依序是：

1. IT 組：開通帳號與設備（需確認：Email 帳號已建立、設備已準備）
2. 行政組：座位與門禁（需確認：座位號碼、門禁卡已發放）
3. 直屬主管：職位說明交接（需確認：已說明工作內容、已介紹團隊）
4. HR 最終確認

每個步驟都有一個核取確認清單和備註欄位。」

關鍵設定說明

確認清單欄位

每個步驟的「確認項目」可以用多選核取欄位實現，讓處理人逐一勾選完成項目後才能核准。

新人可以看到進度嗎？

Onboarding 流程通常由 HR 提交，所以是 HR 能看到進度。若想讓新人自己追蹤，可以在流程中加入一個「新人確認」節點，指定由新人（動態指派欄位）處理。

先決條件

需要先建立「IT 組」、「行政組」群組，以及設定各部門的直屬主管結構。